O certificado digital é a identidade digital da empresa ou pessoa física que permite assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança.
Ele foi criado para garantir a autenticidade das operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.
Assim, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir todo tipo de documento oficial sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório.
Se você emite nota fiscal eletrônica no seu negócio, é provável que já conheça o certificado digital, pois ele é obrigatório para boa parte das empresas que geram NF-e e NFS-e.
No Brasil, esse documento digital pode ser adquirido no formato de arquivo para ser instalado no computador, em um dispositivo (cartão ou token) ou como arquivo na nuvem.
As responsáveis pela comercialização são as Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.
Hoje, já é possível encontrar vários tipos de certificado digital, desde as versões virtuais do CPF e CNPJ até documentos específicos para emitir nota fiscal e para micro e pequenas empresas.
Para que serve esse documento?
O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos.
Estes são alguns exemplos de aplicações do documento:
- Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
- Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
- Realizar transações bancárias online com segurança;
- Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
- Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
- Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
- Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;
- Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
- Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.
Resumindo, tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas podem se beneficiar do uso de certificados digitais para facilitar transações e qualquer operação que necessite de identificação e validação jurídica pela internet.
4 vantagens do certificado digital
O certificado digital traz inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas e deve se tornar padrão no mercado. Veja o que você tem a ganhar com esse documento.
1. Mais praticidade
Uma das principais vantagens que o certificado digital proporciona é a praticidade de resolver qualquer trâmite burocrático sem sair de casa.
Em vez de ter que ir até o cartório para reconhecer firma da assinatura ou se deslocar para assinar documentos físicos, você pode simplesmente usar seu certificado online para validar qualquer documento, contrato e transação.
2. Mais segurança nas transações
Se você já olhou com desconfiança para transações online, principalmente quando envolvem dinheiro e dados sigilosos da sua empresa, saiba que o certificado digital garante total segurança em qualquer atividade pela internet.
Como vimos acima, sua tecnologia criptográfica protege a troca de informações no ambiente virtual e assegura a validade jurídica e fiscal de documentos e assinaturas. Dessa forma, você evita fraudes, vazamentos e incidentes cibernéticos nas transações eletrônicas.
3. Redução de custos
O certificado digital também ajuda a reduzir uma série de custos e aumentar a produtividade na empresa. Estes são alguns gastos que a assinatura digital elimina da sua rotina:
- Compra e impressão de papel
- Abertura e reconhecimento de firma em cartório
- Necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos
- Custos administrativos para organização e gerenciamento de arquivo
- Custos com envio de documentos
- Custos de transporte e deslocamento para assinatura de documentos físicos.
Além disso, você não corre o risco de perder documentos importantes por descuido ou acidentes e tem os arquivos sempre à mão armazenados na nuvem ou backup.
4. Facilidade de acesso a serviços públicos
Uma das principais razões para obter um certificado digital é ter acesso liberado a diversos serviços do governo pela internet. Para muitas empresas, é obrigatório ter a assinatura digital para emitir notas fiscais, por exemplo.
Mas também vale a pena adquirir o certificado voluntariamente para acessar sistemas como o do INSS, eSocial, SPED, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Prouni, DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde) e várias outras plataformas do governo.
